O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, converte informações, essas podem ser voz, texto e imagens, para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas, em geral, para armazenamento. Um sistema de GED usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações. Estas informações podem estar disponíveis em diversas mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez vezes maiores que os textuais, e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados.

Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela deve passar pelo reconhecimento de caracteres, que transforma a imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, podendo ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os dos documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition. Quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character Recognition.

O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de Forms Processing, processamento de formulários, que usa sistemas digitais para extrair informações, em vez do serviço de digitadores.

Com os documentos todos convertidos para imagens, foi necessário criar uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, são obtidos múltiplos benefícios.

O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Num ambiente de escritório, isso significa documentos criados a partir de processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza.

A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente. É preciso ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Por isso, surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM).

A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.