O GED – Gerenciamento Eletrônico
de Documentos, converte informações, essas podem
ser voz, texto e imagens, para a forma digital. Funciona com
softwares e hardwares específicos e usa as mídias
ópticas, em geral, para armazenamento. Um sistema de
GED usa a tecnologia da informática para captar, armazenar,
localizar e gerenciar versões digitais das informações.
Estas informações podem estar disponíveis
em diversas mídias, como papel, microfilme, som, imagem
e arquivos já criados na forma digital.
É importante diferenciar um documento
proveniente da digitalização, aquele que gera
uma imagem, daqueles que vêm da digitação,
que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem
são, em média, dez vezes maiores que os textuais,
e não podem ser processados por sistemas típicos
de processamento de dados.
Para que uma imagem seja processada, quer por
um processador de textos ou por um sistema de processamento
de dados, ela deve passar pelo reconhecimento de caracteres,
que transforma a imagem de um texto num arquivo de dados realmente
textual, podendo ser editado por um processador de textos.
Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados,
como os dos documentos impressos, utiliza-se a tecnologia
de OCR, Optical Character Recognition. Quando é preciso
reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,
Intelligent Character Recognition.
O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento
viabilizaram as aplicações de Forms Processing,
processamento de formulários, que usa sistemas digitais
para extrair informações, em vez do serviço
de digitadores.
Com os documentos todos convertidos para imagens,
foi necessário criar uma tecnologia que substituísse
o processo humano de trâmite de documentos em papel.
Surgiu então a tecnologia do Workflow para imagens
de documentos. Com a implementação de Workflow,
são obtidos múltiplos benefícios.
O próprio avanço da tecnologia
e a disseminação dos microcomputadores na última
década fez com que boa parte da geração
dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais.
Num ambiente de escritório, isso significa documentos
criados a partir de processadores de texto, planilhas eletrônicas
e todas as demais ferramentas dessa natureza.
A quantidade de documentos digitais gerada
cresce vertiginosamente. É preciso ferramentas para
controle de localização, atualização,
versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.
Por isso, surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos,
Document Management (DM).
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais
envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas
técnicas, sendo uma das exigências da ISO 9000.
Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações
dos documentos. Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios,
a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas
redes internas como na Internet, e o controle das atualizações
em ambiente distribuído, justifica a implantação
de sistemas de DM para todas as aplicações de
gerenciamento de documentos.
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